Profession secrétaire-dactylographe

Les machines à écrire ont disparu et sont allées au musée, mais le besoin d'une personne qui collecte les documents, les met dans les bons dossiers, rencontre les visiteurs et répond aux appels téléphoniques n'a disparu nulle part. Dans l'article, nous vous parlerons de la profession de "secrétaire-dactylographe" dans le monde moderne - ses caractéristiques, ses exigences et où de tels spécialistes sont nécessaires aujourd'hui.

Une secrétaire dactylo est l'un des postes de secrétaire junior. Bien qu'aujourd'hui ce spécialiste ne travaille plus sur une machine à écrire, mais sur un ordinateur, le nom a été retenu non seulement par tradition, mais aussi afin de souligner le caractère performant du travail. (contrairement aux postes administratifs et de secrétariat de rang supérieur - directeur adjoint, secrétaire-assistant, commis, chef de bureau).

Les informations sur la profession, les fonctions exercées sont contenues dans deux documents :

• "Référentiel de qualification unifié des postes de cadres, spécialistes et autres employés" - en abrégé EKS (anciennement ETKS) ;
• norme professionnelle "Spécialiste de la gestion organisationnelle et documentaire de l'organisation."

La priorité d'application est la norme professionnelle. Il est adapté aux spécificités du marché moderne, contient une description plus complète et détaillée des fonctions de travail.

La norme professionnelle classe le poste de secrétaire-dactylographe au 3e niveau de qualification - c'est-à-dire que ses fonctions impliquent le contrôle du travail par un spécialiste senior, un minimum de décisions indépendantes et des fonctions de gestion.

La tâche principale du secrétaire-dactylographe est un ensemble de textes et de documents, la reproduction et la systématisation des informations selon un modèle (numérisation, copie, réimpression de documents, remplissage de formulaires standards, tri de la correspondance, enregistrement des documents entrants et sortants).

Comme tout métier, le métier de secrétaire dactylographe a ses propres caractéristiques :

• le travail se caractérise par une nature plutôt stressante, alors que l'employé doit être capable d'effectuer un travail monotone de dactylographie, et de communiquer avec les gens, être le visage et la voix de l'entreprise.
• il n'y a pas de liste rigide de tâches - le secrétaire exécute divers ordres du chef;
• ce poste est un excellent début de carrière et une opportunité d'acquérir une expérience utile pour un futur manager ;
• le travail est considéré comme féminin (cela se reflète même dans le titre), bien que les secrétaires masculins ne soient pas moins demandés;
• la compétence principale est de construire correctement les relations avec l'équipe, et pas du tout la vitesse de frappe.

Sur la base des exigences généralisées de la norme professionnelle, une description de poste interne est élaborée dans chaque organisation - le document principal réglementant les droits et obligations de l'employé.

C'est dans ce document que la liste des fonctions exercées par un employé dans une organisation particulière est déterminée. Dans une instruction typique, la fonctionnalité peut simplement répéter les dispositions correspondantes de la norme (auparavant, la section « Responsabilités » était souvent entièrement copiée du CEN). Habituellement, les instructions comportent les points suivants :

• imprime divers matériaux dans le sens de la tête;
• organise les conversations téléphoniques du chef.

Si nécessaire, des éléments peuvent être spécifiés, spécifiés et l'étendue des responsabilités - étendue ou réduite par rapport à la norme, si les spécificités de l'organisation l'exigent. Par exemple, pour la secrétaire-dactylographe à l'école, il peut être indiqué qu'elle organise la délivrance des certificats confirmant le travail ou les études à l'école, tient un registre des élèves. Et dans une entreprise commerciale, il peut s'agir de dispositions sur la tenue d'un journal de voyage des coursiers et la délivrance des certificats pertinents.

La norme professionnelle établit les exigences minimales pour la nomination d'un secrétaire-dactylographe - pour cela, un enseignement secondaire complet est suffisant.

Des cours spécialisés seront un plus. De plus, ni le CEN, ni la norme professionnelle ne limitent en aucune façon les exigences pour le certificat d'achèvement de tels cours. Par conséquent, vous pouvez choisir n'importe quel programme de formation pour secrétaires parmi une liste énorme de propositions de centres de formation publics et privés.

Bien que la secrétaire dactylo n'ait pas besoin d'une formation sérieuse et de connaissances académiques, elle a besoin d'un large éventail de compétences pratiques :

• compétences informatiques sûres, connaissance des programmes bureautiques, capacité à travailler avec du matériel de bureau, alphabétisation, vitesse de frappe rapide;
• la capacité de travailler avec de la documentation dans le cadre de leurs compétences - de connaître les règles d'établissement des documents types, les lettres de service, les règles de tri et d'enregistrement de la correspondance et d'autres documents;
• compétences en communication développées, capacité à établir des relations avec des partenaires, clients, employés, connaissance de l'éthique et de l'étiquette de la communication d'entreprise, règles de travail avec des données confidentielles et exclusives ;
• connaissance de la réglementation du travail.

Un spécialiste doit avoir non seulement des compétences professionnelles, mais aussi certaines qualités personnelles : il doit être confiant, poli, émotionnellement stable, être capable de naviguer rapidement dans la situation, de résoudre les conflits, de travailler à la fois en mode multitâche et en mode de travail de routine, avoir une grande auto-organisation, attention, responsabilité.

Auparavant, les secrétaires dactylos travaillaient dans des bureaux de machines. Aujourd'hui, le travail de ce spécialiste est le plus demandé dans les organisations suivantes:

• dans l'Etat, les structures administratives ;
• dans les établissements d'enseignement (école, collège, université);
• dans les cabinets d'avocats, avocats privés, notaires;
• dans les archives.

En outre, un poste peut être ouvert dans n'importe quelle autre organisation. Parallèlement, dans les entreprises privées, le poste peut être appelé non seulement le secrétaire-dactylographe, mais aussi le secrétaire-administrateur, le secrétaire à l'accueil, le secrétaire.