Types de conversation d'affaires

Vous devez savoir comment mener correctement une conversation d'affaires. Il doit être court et informatif. Au cours d'une conversation d'affaires, des questions telles que la poursuite de la coopération, l'emploi et une grande variété de transactions sont principalement prises en compte.

Tout d'abord, une conversation d'affaires est un contact oral entre une paire de personnes qui ont l'intention de conclure, de renforcer ou de mettre fin à une relation d'affaires. Deuxièmement, cela implique une communication verbale entre des interlocuteurs qui ont autorité pour résoudre des problèmes de travail, des problèmes commerciaux. Troisièmement, avec l'aide de la conversation, le résultat est atteint le plus rapidement.

La conversation d'affaires est un type de communication verbale et, contrairement à d'autres méthodes de communication, telles qu'une réunion, une correspondance d'affaires, des conversations téléphoniques, elle présente un certain nombre d'avantages :

• Une conversation d'affaires vous permet de vous concentrer sur l'interlocuteur ou le groupe de personnes qui y participent, ce qui signifie qu'elle est orientée personnellement.
• La communication directe se déroule dans un environnement confortable pour les deux parties, ce qui conduit à une recherche plus rapide de solutions aux problèmes.
• En outre, une atmosphère détendue crée des conditions plus favorables à l'établissement de relations personnelles solides, ce qui, au cours du travail, facilite la communication entre les parties.
• Une bonne opportunité pour une approche plus flexible du sujet à l'étude.
• Réduire le temps passé, car l'interlocuteur réagit immédiatement aux déclarations, cela contribue à la réalisation rapide des objectifs fixés.
• Il est beaucoup plus facile de convaincre personnellement l'interlocuteur de votre justesse et de la validité du poste demandé, ce qui conduira à l'acceptation d'une offre plus avantageuse pour vous.
• Le niveau de compétence du gestionnaire ne cesse de croître en raison de la prise en compte des commentaires et des appréciations de l'autre côté.

Les tâches qui sont accomplies en menant une conversation sont très diverses.

Une conversation d'affaires contient un certain nombre de fonctions qui sont essentielles pour les négociations. Ceux-ci inclus:

• les travailleurs d'un domaine peuvent discuter instantanément des problèmes urgents et y trouver une solution ;
• étant dans la même pièce, les partenaires recherchent ensemble des solutions et diverses idées sont également envisagées pour avancer vers l'objectif ;
• une forte probabilité de conclure des transactions rentables pour les entreprises ;
• les activités commerciales actuelles sont coordonnées, ce qui conduit à un contrôle de la qualité des tâches effectuées ;
• les contacts d'affaires sont faciles à maintenir à un niveau approprié pendant la conversation, plutôt que pendant la correspondance ;
• il y a une stimulation des employés par des idées de motivation pour une participation active aux affaires.

Les entretiens d'affaires peuvent être menés dans trois situations différentes : embaucher un nouvel employé, licencier ou avoir une conversation instructive sur les violations disciplinaires.

Un entretien d'embauche se déroule sous forme de questions-réponses, ce qui s'apparente davantage à la conduite d'un entretien. L'essentiel est d'obtenir des informations fiables sur le nouvel employé afin d'identifier ses qualités professionnelles.

Les principales tâches de l'entretien lors de la candidature à un emploi :

• découvrir la raison pour laquelle une personne cherche un emploi ;
• déterminer sa compétence dans le domaine de travail requis;
• d'identifier ses faiblesses et ses forces, les principaux traits de caractère, éventuellement, les particularités de tempérament ;
• connaître les réalisations que l'employé a accomplies dans le passé ;
• demander quel salaire il attend ;
• déterminer quelles instructions il attend des autorités ;
• déterminer quels types de patrons sont bons et efficaces pour lui.

La conversation sur le licenciement d'un employé du travail se subdivise en deux types : le licenciement d'office et la contrainte (due à des réductions de personnel, etc.).

Lors de la conduite du premier type de conversation, il est nécessaire:

1. Identifiez le véritable motif du licenciement de l'employé.
2. Déterminez comment il était motivé, ce qui a causé une telle décision (peut-être, insatisfaction envers le processus de production ou inattention de la part du responsable, ressentiment envers les collègues).
3. Découvrez ce qui ne lui convenait pas au travail et inversement. La troisième phase est la plus informative.

La nécessité d'une telle conversation réside dans la tâche principale des patrons - s'occuper de corriger les erreurs dans les activités de gestion et de les surveiller à tous les niveaux de la production.

La conversation avec un employé qui doit être licencié est appelée "conversation d'adieu" dans la littérature étrangère spéciale. Il procède différemment :

1. La conversation n'est jamais programmée avant les week-ends ou les jours fériés, car cela peut gâcher l'ambiance et affecter non seulement l'employé lui-même, mais aussi sa famille et ses proches.
2. La conversation ne se déroule pas sur le lieu de travail de l'employé, ainsi que dans une pièce où travaillent un grand nombre de personnes, cela entraîne une grande charge émotionnelle pour le subordonné, ce qui peut entraîner certaines conséquences.
3. La conversation se déroule pendant 20 minutes, car l'employé, qui a entendu la mauvaise nouvelle, n'est pas émotionnellement à l'écoute pour écouter ce qu'on lui dit et pour méditer sur les différents faits que le manager essaie de transmettre, entrer dans la situation.
4. Les patrons doivent être précis dans la présentation et corrects, sinon l'employé peut être rattrapé par des doutes sur l'équité des propos exprimés, ce qui entraînera des contestations et des recours contre les décisions. Les personnes particulièrement émotives peuvent fondre en larmes sur le champ.

Dans la pratique à l'étranger, il existe un « programme de réadaptation » spécial pour les personnes licenciées. En pratique, les patrons cherchent des places libres dans une autre entreprise pour que le salarié, désespéré par ses propres forces, n'abandonne pas. On pense également que ce programme est utile pour maintenir le niveau d'autorité des licenciés aux yeux des collègues et des ménages.

À leur tour, des conversations disciplinaires ont lieu en cas de violation des règles. Ils nécessitent une évaluation critique du travail de l'employé du côté du patron. Par conséquent, une telle conversation nécessite :

1. Le gestionnaire est tenu d'obtenir toutes les informations nécessaires sur le salarié et son poste afin d'éviter des situations erronées. La caractérisation de l'employé doit être aussi précise et complète que possible.
2. L'information doit être donnée à tour de rôle, car une conversation bien structurée conduit à une meilleure compréhension du problème de la part du subordonné.
3. Il y a une seule règle: vous ne pouvez pas critiquer la personnalité du délinquant, l'attention n'est accordée qu'à la tâche mal accomplie. Cette définition doit toujours s'appliquer.

Un outil clé est la capacité de poser des questions. Il vaut toujours la peine de respecter l'ensemble de règles de base pour une communication vocale efficace :

• Il est nécessaire d'établir correctement et clairement le contact avec l'interlocuteur qui vous est fourni afin d'obtenir un bon résultat, et de réduire le temps de communication inutile.
• Il est nécessaire de prendre en compte le type de travail qu'il effectue, de déterminer ses pouvoirs officiels, de se poser la question des limites de la zone de travail, afin de savoir de quoi est exactement responsable l'employé.
• Expérience de vie et expérience de travail, ainsi que ses intérêts en dehors de la sphère du travail, sa réflexion doit toujours être prise en compte. Chaque personne est individuelle, ce qui signifie que chacun a besoin de sa propre approche. La méthode des phrases clichées ne fonctionnera pas ici, il faut toujours réfléchir.
• Le travailleur doit être traité avec respect, sans prêter attention à ses éventuels défauts d'élocution ou défauts externes.
• L'objectif principal d'une conversation d'affaires est le processus de fourniture d'informations, elle doit être organisée clairement selon le plan, ne pas avoir peur de mettre en avant vos idées, réfuter les arguments de l'interlocuteur, sélectionner l'argumentation correcte, formuler avec précision vos déclarations, et pas verser de l'eau. N'oubliez pas qu'une décision suit toujours une discussion.

• Si vous vous efforcez de mieux comprendre la nature du problème qui est survenu, vous pouvez alors éviter les conversations longues et inutiles "autour et autour", cela vous aidera à influencer plus fortement la personne ou le groupe de personnes impliqué dans la conversation d'affaires.
• Une présentation et une formulation correctes du problème vous conduiront à des appréciations qui peuvent stimuler l'interlocuteur à exprimer son attitude face au problème, ou le motiver à rechercher des solutions, le libérer, et l'obliger à avancer une idée. Le classement doit être clair.
• La bonne organisation du dialogue vous aidera à mieux comprendre votre adversaire, vous aidera à éviter les impasses ou les situations qui peuvent irriter, irriter, irriter. Cela aidera à préserver la meilleure atmosphère de la conversation et laissera une impression agréable après.

Il est clair que les règles de préparation d'une conversation peuvent varier et aucune d'entre elles ne peut être qualifiée d'infaillible. Tout dépend de l'évolution de la situation. Cependant, il sera utile de souligner les options de préparation suivantes :

• pour commencer, cela comprend l'élaboration d'un plan d'entretien ;
• puis collecter et traiter le matériel reçu afin d'augmenter la compétence dans la question directrice ;
• vous avez toujours le droit de modifier les informations existantes, car les conversations commerciales sont inventées.

Choisir le bon endroit pour l'entretien peut certainement affecter le résultat de l'entretien. Il existe plusieurs approches qui diffèrent selon les situations. Une personne qui n'est pas un employé de votre entreprise peut être invitée à un entretien à l'extérieur de l'immeuble de bureaux.

Autre exemple : réunion dans le bureau de l'enquêteur, cela s'appelle généralement une salle spéciale. Il doit être équipé de tout ce dont vous avez besoin. L'environnement autour de vous et de votre interlocuteur doit être le plus confortable possible, le facteur principal est le calme.

Déconnectez tous les téléphones. Avertissez vos collègues, la secrétaire, d'une réunion envisagée, car les étrangers, les appels téléphoniques inutiles sont tout simplement ennuyeux, cela peut interférer avec la réalisation des tâches définies, en interférant simplement avec le processus.

Il existe plusieurs règles "par défaut" qui peuvent affecter subtilement, mais de manière significative, l'issue d'une conversation professionnelle. Les techniques utilisées donnent souvent des résultats positifs. Il est nécessaire d'appliquer les modèles de base du comportement des partenaires pendant la conversation. Les principes commerciaux structurels vous aideront également à gravir les échelons de l'entreprise.

Il n'est pas nécessaire de rencontrer les employés sur le lieu de travail. Le lieu de rencontre peut être un restaurant, un café, un club et même une maison. L'objectif qui doit être poursuivi est le confort. C'est le confort qui aide à obtenir le meilleur résultat. Mais il ne faut pas trop s'emballer, si la situation ressemble plus à "intime", cela peut conduire au résultat inverse.

Le moment où vous décidez d'avoir une conversation d'affaires est un point très important. Juste après avoir réfléchi à ce point, vous devriez prendre rendez-vous. Cela vous aidera et fera le jeu de vos mains, si vous voulez faire basculer l'initiative de votre côté, bien sûr, et la situation elle-même sera ainsi plus facile à contrôler.

Une fois que vous avez décidé du lieu et du moment, vous devez vous fixer certains objectifs que vous allez ou voulez atteindre, puis développer une stratégie que vous suivrez pour cela, puis formuler la structure de la conversation. Il est également important de considérer l'emplacement des participants. La technologie principale est que vous devez regarder l'interlocuteur directement et au même niveau.

Faits qui contribuent au succès d'une conversation d'affaires. Tout d'abord, cela devrait inclure le professionnalisme, après tout, c'est la compétence dans le domaine choisi et une vision claire du problème qui vous aideront à pardonner et à faire face rapidement aux tâches et à atteindre l'objectif nécessaire.

• Une concentration constante sur le résultat sera votre avantage, seule une poursuite directe de l'objectif mène à son accomplissement, rien ne changera si vous continuez à vous allonger sur le canapé.
• Au rythme, il est nécessaire de définir clairement les tâches et les objectifs afin de suivre clairement le plan.
• La saturation du raisonnement créera l'impression que vous êtes la personne la plus intéressée, et vous obtiendrez les "tartes".
• Mais n'oubliez pas le cadre de transmission de l'information, même si un peu d'humour sera tout de même de mise.
• N'ayez pas peur si la conversation ne se déroule pas tout de suite sans heurts, souvent la raison de l'échec ne réside pas seulement en vous, mais aussi dans l'humeur de votre interlocuteur.
• La façon dont vous présentez l'information est très importante. Il faut toujours choisir les bons mots. Les arguments doivent être solides. L'ambiance est sympa. Il y a de la confiance dans la voix.

• Les arguments et les tensions inutiles dans la conversation doivent être évités. Pour commencer, évaluez calmement la situation, essayez d'orienter la conversation dans la bonne direction à l'aide de questions clarifiantes. Vous ne devez pas faire preuve de doute ou d'absence de défense au nom de l'objectif - pour convaincre ou persuader excessivement l'interlocuteur.
• Des jugements catégoriques sans retenue ruineront l'essence de la conversation, il ne faut pas l'oublier. Les gens ne peuvent souvent pas être d'accord, parce que "combien de personnes - autant d'opinions". Trouver un compromis, cela a toujours été la meilleure façon de traiter des questions et des problèmes extraordinaires.
• Si vous devez répondre aux objections soulevées, essayez d'abord de gagner du temps et de permettre à l'interlocuteur de répondre de manière autonome à ses propres questions, et, éventuellement, de les réfuter.
• pour cela, un rejet indirect du problème convient, en écoutant plusieurs objections, pour saisir l'essentiel, il faut continuer à parler d'un ton calme, et la formulation doit être adoucie si la réponse n'attend pas;
• les préjugés et les jugements personnels ne vous aideront pas ;

• il ne faut pas se précipiter pour conclure, car il y a une différence entre un fait et une opinion ;
• dans les cas où l'interlocuteur essaie de vous "provoquer" avec une vanité vive et essaie de discuter, vous devez adopter la position "d'attendre" et attendre qu'il atteigne lui-même une impasse;
• n'oubliez pas : la décision doit toujours suivre la discussion, sinon, l'interlocuteur peut vous critiquer, ou être d'accord avec tout ce qui ne mènera pas à un bon résultat.

Une conversation bien structurée est votre fidèle assistant. Pour ce faire, vous devez préparer à l'avance la conversation, définir le lieu et l'heure de la réunion, préparer la bonne entrée en contact avec l'interlocuteur, formuler correctement l'énoncé du problème, sélectionner l'argumentation ou la réfutation correcte des arguments de l'interlocuteur, analyser les options de sortie alternatives, choisir la solution optimale, corriger l'accord, dire au revoir correctement.

À la fin de la conversation, vous devez analyser vos tactiques de communication, ainsi que le résultat de la conversation.

L'embauche d'employés exige un certain effort, des connaissances et de l'expérience de la part du gestionnaire. Pour les subtilités de la conduite d'une conversation d'affaires lors d'un entretien, voir ci-dessous.