Etiquette et éthique des affaires

La réalité commerciale actuelle est que seulement 15 % des moyennes et grandes entreprises cherchant à renforcer leur position sur le marché atteignent l'objectif. C'est pour cette raison que la pertinence de l'étiquette des affaires se multiplie, car le non-respect de ses normes, pour un certain nombre d'autres raisons, conduit souvent à la rupture de relations d'affaires utiles.

Dans une interprétation large, l'éthique est un ensemble d'attitudes générales visant à réguler les relations sociales. En conséquence, l'éthique des affaires aborde les questions liées à la procédure acceptée et au style d'interaction dans le domaine des affaires.

Les détails des aspects éthiques des relations commerciales sont l'étiquette des affaires, y compris, par exemple, la procédure de négociation, les règles de conduite de l'entreprise, les traditions et les rituels commerciaux, les éléments de subordination, les manières et les styles de communication et d'écriture, ainsi que les questions de l'exactitude dans les relations avec les partenaires et les collègues de travail.

L'importance de l'éthique et de l'étiquette, en tant que partie intégrante de celle-ci, réside dans le fait que le cadre réglementaire résultant d'une pratique à long terme simplifie grandement la communication, créant un contexte compréhensible et accessible au public dans la sphère des affaires qui permet vous permettre d'atteindre correctement vos objectifs et de gagner du temps de manière significative.

En d'autres termes, nous parlons d'un algorithme spécial pour résoudre les problèmes commerciaux, qui permet de manière rationnelle et sans conflit de définir et d'atteindre avec succès les objectifs commerciaux souhaités. Le niveau de maîtrise de cet algorithme permet de tirer des conclusions directes sur le degré de professionnalisme d'un partenaire commercial ou d'un adversaire dans un litige commercial.

Dans ce contexte, il est important de respecter les principes de base de base suivants :

• ponctualité partout et en tout;
• le respect de la sécurité de l'information ;
• altruisme sain;
• image favorable correspondant à l'environnement des affaires ;
• Corriger le langage oral et écrit ;
• respect des règles de la culture du discours des affaires.

Les types de correspondance commerciale sont variés et, avec un certain degré de convention, ils peuvent être divisés en deux types principaux :

• entre États - entre les organismes étatiques, les représentations étrangères et les fonctionnaires (notes diverses, mémorandums et autres formes) - les éléments des relations diplomatiques ;
• commercial - les lettres de statut semi-officiel utilisées dans le domaine des relations d'affaires entre institutions et organisations.

Le style d'écriture d'une lettre de service, malgré les différences linguistiques et certaines différences traditionnelles, a une certaine base commune et un groupe de lignes directrices développées par la pratique établie. Par exemple, un certain nombre d'exigences de protocole, déterminées par la position des rangs de l'expéditeur et du destinataire, sont basées sur les paramètres initiaux de respect mutuel et d'exactitude. Par conséquent, quel que soit le type de document, structurellement, il doit nécessairement contenir les éléments suivants :

• recours (statut officiel du destinataire);
• compliment (fin polie de la lettre);
• Signature;
• date (jour, mois, année et lieu de rédaction du message) ;
• l'adresse de l'expéditeur (nom, statut de l'emploi, adresse sont placés en haut ou en bas de la 1ère page de la lettre).

En outre, il existe un certain nombre de dispositions directement liées aux lettres :

• les lettres commerciales sont présentées sur des formulaires ou des feuilles de papier exclusivement au recto ;
• les pages sont numérotées en chiffres arabes ;
• les messages sont remplis de texte imprimé ;
• les ratures et les corrections dans le corps du document sont inacceptables ;
• le document est plié avec le texte vers l'intérieur ;
• le délai d'attente pour une réponse à une lettre ne dépasse pas dix jours.

Un message commercial doit avoir une orientation cible prononcée et contenir une question, et tout le sens du texte doit obéir complètement et complètement à son contenu, qu'il s'agisse d'une proposition d'affaire, d'une demande commerciale ou simplement d'informations pertinentes.

La classification des messages commerciaux est diverse et dépend de leur orientation fonctionnelle et cible. Par exemple, les lettres sont :

• notifier;
• ressembler;
• invitations;
• revues d'informations;
• ordres;
• accompagnement;
• autres types.

Dans la correspondance commerciale, les plus typiques :

• demandes ;
• suggestions;
• ordres;
• plaintes;
• lettres de garantie.

En tant que forme de communication commerciale, au sens strict de la définition, les lettres sont divisées en 2 types - commerciale et privée-officielle.

Les affaires comprennent la correspondance circulant entre les organisations et les institutions. Une lettre officielle privée est un message envoyé à une institution par une personne privée ou, au contraire, par une institution - à une personne privée.

Il existe un certain nombre de règles pour la conduite de la correspondance commerciale.

• La lettre doit stimuler l'émergence d'un intérêt commercial chez le destinataire, clairement et sur la base de preuves convaincantes, démontrer les avantages du partenariat et l'inopportunité de rompre le partenariat. Le texte doit avoir un caractère incitatif et motivant à coopérer.
• Les émotions personnelles excessives dans une lettre commerciale ne sont pas le meilleur moyen de prouver votre cas et de résoudre le problème.
• Afin d'éviter de surcharger et de boucher le texte de la lettre, vous devez éviter toute comparaison figurative, métaphore, allégorie et hyperbole.
• Pour une présentation claire et concise du sujet, il est préférable d'utiliser des phrases simples, en évitant les détails et les détails excessifs. L'idée principale du message doit être étayée par des arguments extrêmement pertinents, qui sont généralement placés dans des pièces jointes à la lettre (schémas, graphiques, données numériques).
• Dans le texte, les paragraphes doivent être mis en évidence, chacun d'eux, représentant une pensée indépendante, commence sur une nouvelle ligne.

• Dans un message commercial écrit, vous ne devez pas utiliser d'adjectifs descriptifs, de clarifications et de détails inutiles. En fin d'écriture, il est conseillé de vérifier le document et d'éliminer les phrases qui ne portent pas le contenu sémantique réel.
• L'alphabétisation est un élément de base du texte. La présence d'orthographe et d'autres erreurs dans le message est inacceptable.
• L'objet de la lettre est obligatoire. Le sujet dans les documents doit être reflété brièvement et succinctement, cela permet de gagner du temps lors de la lecture et caractérise positivement l'expéditeur. Si la lettre est envoyée par e-mail et contient des informations particulièrement importantes, vous devez lui fournir un "drapeau" spécial disponible dans le service électronique.
• Une bonne lisibilité du texte est assurée par les polices Arial ou Times New Roman avec une taille de police moyenne. Si nécessaire, les idées clés en italique ou en gras sont autorisées.

• Dans le texte, il est utile d'utiliser des sous-titres (3-4), qui facilitent la compréhension du texte présenté.
• Les énumérations, les listes et les listes sont mieux conçues à l'aide de marqueurs spéciaux.
• Un modèle d'entreprise (schéma) est un excellent indicateur d'efficacité et d'objectivité dans la communication d'entreprise. Elle est particulièrement appropriée dans l'aspect corporatif, car elle vous permet de vous démarquer sous un jour favorable et de respecter la formalité requise.

La structure d'un message commercial est typique. Traditionnellement, il contient :

• introduction;
• la partie principale;
• conclusion.

L'introduction résume l'objet de la lettre. La partie principale décrit l'essence de la question. En conclusion, il est souhaitable de résumer le contenu de la partie principale, par exemple sous forme de conclusions. Les "postscripts" et divers types de notes de bas de page ne sont pas souhaitables.

En conclusion, des phrases ressemblant à des manipulations dans la forme sont inappropriées, telles que : « J'espère un partenariat mutuellement bénéfique » et ainsi de suite. Il est préférable de dire au revoir dans une lettre commerciale avec des phrases simples - "Sincèrement", "Avec mes meilleurs voeux", etc.

Au bas du message sont indiqués : le nom complet, le statut du travail, le nom de l'entreprise et une signature. Les numéros de téléphone de contact sont également indiqués.

Les tableaux et les graphiques sont joints dans un fichier séparé (paquet), l'indiquant à la fin de la lettre. S'il y a un groupe de pièces jointes, leur liste avec des noms est donnée.

Vous ne pouvez utiliser des abréviations et des abréviations spéciales que si vous êtes sûr que le destinataire les comprendra parfaitement.

Pour donner au texte une plus grande rigueur logique et une plus grande cohérence dans le vocabulaire des affaires, les modèles de discours suivants sont utilisés comme classeurs :

• Pour cette raison;
• sur la base de ce qui précède ;
• à cause de ce;
• selon les données ;
• Basé sur ceci;
• Considérant;
• autre.

Dans l'espace virtuel, l'interaction commerciale, représentant la communication en miniature, est spécifique, et n'exige pas moins le respect des règles d'étiquette pertinentes. Le travail compétent avec l'écriture, conformément à la pratique, implique la mise en œuvre des notes suivantes concernant le volume, les normes linguistiques, la structure et le format.

• La formule du sujet doit absolument correspondre exactement au sujet énoncé dans le texte. Cela vous permet d'adapter rapidement le lecteur à l'ambiance professionnelle souhaitée.
• Le volume optimal d'un document envoyé par e-mail tient dans "un écran", avec le volume maximum de texte - une feuille au format A4.
• La taille optimale des pièces jointes ne dépasse pas 3 Mo.
• Il est recommandé de "packer" les fichiers envoyés dans des archives standard d'encodage Zip ou Rar. D'autres sont souvent bloqués lors du transfert.
• Les hyperliens doivent être standard (bleu, souligné ci-dessous).
• La réponse au destinataire doit être placée en haut, au début de la lettre, et non en bas. Cela évite au stylo partenaire un défilement inutile et forcé du texte précédent.

• Il est nécessaire d'utiliser la langue de la lettre que le partenaire comprend autant que possible. La question de l'opportunité d'utiliser les professionnalismes, le vocabulaire interne de l'entreprise, les expressions argotiques et les abréviations (en particulier dans la correspondance externe) dans le message est tranchée séparément, en fonction du contexte et des qualités des partenaires de correspondance.
• Il est important d'informer votre partenaire de la réception de son message - c'est un signe de bonnes manières et une partie de l'étiquette des affaires qui démontre le respect pour lui.
• La réponse doit être aussi rapide que possible. Si, pour une raison quelconque, il n'est pas possible de répondre rapidement, le partenaire doit être informé de la réception de sa lettre et indiquer l'heure de la réponse. Une pause éthique et confortable avant de donner une réponse est de 48 heures après avoir reçu un message. Passé ce délai, la personne croit généralement que le message a été perdu ou qu'il est ignoré. Une pause excessive dans la correspondance est souvent associée au risque de perdre un partenaire et est interprétée dans les affaires comme une violation des normes éthiques.
• A la fin du message, vous devez placer les coordonnées qui sont indiquées dans toutes les lettres sans exception, quel que soit l'ordre de l'envoi.
• Il est important de porter une attention particulière aux problèmes de confidentialité lors du transfert.

Pour plus d'informations sur l'éthique de la correspondance commerciale, voir la vidéo suivante.