Chef de projet : qui est-il et que fait-il ?

Quand on dit "médecin", "soudeur", "professeur" ou encore "météorologue", tout le monde comprend plus ou moins qui c'est et ce qu'il fait. Mais le "chef de projet" semble en quelque sorte plus incompréhensible. Certes, ce n'est pas si difficile à comprendre, il vous suffit de regarder les principales responsabilités et fonctions, d'étudier les exigences du poste.

Le métier de « project manager » (dans certaines sources dénommé en anglais Project manager) est plus formellement dénommé « project portfolio manager ». Ainsi, d'après son nom, ce spécialiste ne travaille généralement pas sur un seul projet: il y en a plusieurs à la fois et vous devez soigneusement équilibrer votre attention. Un chef de projet peut travailler avec des organisations de profil très différent :

• studios Web;
• maisons d'édition;
• structures commerciales;
• entreprises industrielles;
• groupes musicaux;
• entreprises de transport de marchandises;
• agences immobilières et d'assurance et ainsi de suite.

Il peut sembler qu'il n'y a rien de commun entre ces domaines, et il n'y a pas de place pour un spécialiste dans chacun d'eux. Cependant, ce n'est pas le cas. Dans n'importe quel domaine, le succès dépend de la sélection de l'équipe, de sa structure et de la répartition des responsabilités. Ces trois points sont au cœur des préoccupations des chefs de projet. Ils ne donnent pas d'ordres "d'envoyer telle ou telle charge là et dans telle ou telle voiture", "cette année nous partons en tournée là-bas" ou "nous commençons la production de tubes en aluminium d'une section de 20 mm ."

L'un des avantages a déjà été nommé. C'est ce qu'un chef de projet peut, en principe, se faire une place dans n'importe quel domaine d'activité. Cependant, cela entraîne également un grave inconvénient: tout le monde ne comprend pas clairement pourquoi un tel spécialiste est nécessaire. Il s'avère donc que dans différentes organisations, ses responsabilités ne sont pas les mêmes. Dans certains cas, les chefs de projet se voient confier la sélection des interprètes, l'élaboration des plans actuels et à long terme et la prise de décisions opérationnelles. Dans d'autres, on ne leur confie que les fonctions d'un secrétaire et d'un simple coordinateur, et ils ne sont admis à aucune affaire importante ni même à des informations significatives. Si nous parlons de vraie gestion de projet, alors c'est un travail plutôt nerveux. Vous devrez constamment :

• être conscient de l'état d'un certain domaine d'activité, peut-être plus d'un;
• étudier, au moins en termes généraux, « qui fait quoi et pourquoi » ;
• suivre l'actualité des métiers connexes ;
• être capable de prendre des décisions rapidement en cas de manque d'informations ;
• trouver des contacts avec une grande variété de personnes et même les aider à établir des relations de travail les unes avec les autres;
• basculer instantanément entre différents projets.

Mais c'est un domaine idéal pour appliquer la force aux personnes sociables qui sont prêtes à de tels risques, à un stress émotionnel et intellectuel constant. Travailler en tant que chef de projet enseigne la responsabilité et la capacité de s'adapter rapidement à la situation la plus difficile. Même si au travail ou dans la vie de tous les jours plusieurs problèmes "tombent" sur une telle personne à la fois, leur solution sera trouvée aussi rapidement et efficacement que possible. Dans de nombreux domaines, les chefs de projet voyagent souvent, parfois même à l'étranger - cela peut être considéré à la fois comme un plus et un moins.

Ces professionnels doivent supporter une surcharge d'informations. Et pas seulement avec des informations : pour les exécuteurs directs et leurs dirigeants, toute affaire, toute complication dans cette affaire est émotionnellement colorée. Peu importe à quel point le manager est abstrait de ces émotions, elles le dépasseront toujours. Et si un plan échoue, même si pour des raisons objectives qu'on n'aurait pu prévoir, le responsable du projet est le plus souvent le coupable.

Les tâches d'un chef de projet peuvent être fortement dépendantes du domaine dans lequel il travaille. Cette personne interagit avec le client (avec la direction de l'organisation ou avec d'autres personnes qui fixent les objectifs principaux). Il est chargé d'identifier les exigences clés, de hiérarchiser ces exigences. Il est entendu que un tel spécialiste est à tout moment prêt à démontrer ce qui a déjà été fait et réalisé pour chaque tâche, ce qui doit encore être fait dans un proche avenir... Démontrez non seulement « en fait que quelque chose fonctionne et est déjà prêt », mais également sous la forme d'un rapport à part entière.

Le poste de chef de projet implique un contrôle régulier voire continu du respect des délais. Ce spécialiste est le premier adjoint de la direction générale. C'est lui qui doit l'informer rapidement si quelque chose ne va pas, de nouvelles ressources sont nécessaires, de nouvelles solutions cardinales, des employés supplémentaires sur le projet. Dans le même temps, il est également obligé de construire la relation la plus confiante avec les employés de tous niveaux. Le manque d'une personne ou son manque d'implication dans l'affaire suffit à faire un terrible échec.

Mais le PM doit interagir encore plus profondément avec l'équipe qu'il obtient. Il doit participer au recrutement et à la formation du groupe, à la répartition des responsabilités entre les participants. En redistribution, si nécessaire, en formation et mise en place des compétences nécessaires.

Le chef de projet support fait également beaucoup sur les points suivants :

• organisation du processus de travail;
• réglage de l'interaction en temps réel ;
• résolution de conflit;
• contrôle de la qualité du travail effectué;
• identifier les acteurs les plus et les moins efficaces ;
• comparaison de différentes versions du produit, développées indépendamment par des artistes individuels ;
• suivi de la rentabilité et de la praticité du projet.

Mais ce sont toutes des caractéristiques dans le cas général. Et les chefs de projet sont également divisés en spécialisations plus spécifiques. Prenons un spécialiste des programmes salariaux. Ces employés travaillent dans presque toutes les banques commerciales. Pour le dire succinctement, ils travaillent sur un produit bancaire original - facturer de l'argent sur les cartes de salaire des employés.

Le nombre de projets salariaux dans n'importe quelle entreprise peut être n'importe quoi - cela est dicté par la commodité de la comptabilité et de la comptabilité financière. Par conséquent, le gestionnaire doit être prêt à travailler avec des projets de toutes tailles. Cependant, cette échelle n'affecte pas le niveau de responsabilité. De toute façon un spécialiste devrait essayer de tout faire pour que l'entreprise coopère plus efficacement avec lui, et non pour chercher une autre banque... Il devra donc approfondir les nuances du flux documentaire, de la documentation financière et comptable, de la fiscalité, de la circulation des flux financiers.

La situation est différente pour un chef de projet de construction. Il devra garder une trace de la façon dont les dernières technologies sont utilisées sur le chantier de construction. Dans les conditions de développement rapide de l'industrie de la construction, typiques de notre pays, ce spécialiste trouvera sans aucun doute une utilité pour lui-même. Toute construction nécessite :

• de nombreuses approbations ;
• des plans et des horaires clairs ;
• justification des indicateurs économiques et technologiques;
• conduite d'appels d'offres et d'achats ;
• sélection d'équipements et de matériaux;
• sélection d'employés pour le travail direct;
• suivi de la sécurité des biens sur un chantier de construction ou dans un entrepôt utilisé ;
• interaction complète avec les organisations responsables du logement et des infrastructures communales.

Dans chacun de ces processus, à tout moment, quelque chose peut mal tourner. Et le chef de projet est obligé d'anticiper de telles complications. Et si un problème survient, son devoir légitime est de résoudre le problème dans les plus brefs délais.

Le gestionnaire de projets éducatifs est quelque peu différent à cet égard.... Il recherche, par exemple, des conférenciers pour de nouveaux programmes éducatifs. Il surveille l'impact des programmes existants pour attirer les gens et les éduquer pleinement. Dans de telles activités, il est impossible de se passer d'un contact très étroit avec les responsables marketing et commerciaux d'une part, les enseignants (conférenciers) et les étudiants d'autre part.

Un statut apparemment mystérieux tel que chef de projet numérique. Il est facile de comprendre à une lecture attentive du terme lui-même que ce spécialiste se concentre sur toutes les œuvres qui sont sorties dans l'espace numérique. Et ils sont de plus en plus nombreux chaque année. Mais les activités de l'entreprise sur les serveurs distants et dans les applications cloud doivent être coordonnées très soigneusement. Bien que cela puisse sembler virtuel, en fait, les pertes dues à une décision mal prise, à une incohérence dans le travail ou à une fuite d'informations sont mesurées en argent entièrement réel.

Chef de projet numérique est obligé de chercher à accroître la transparence de tous les échanges d'informations et de la gestion au sein de l'organisation. Cela ne semble pas tout à fait clair, mais il est plus facile de dire ceci : pour que l'on sache clairement d'où vient telle ou telle décision ou action, qui l'a initiée.En conséquence, la direction comprendra clairement qui récompenser et encourager, et qui punir pour une initiative inappropriée ou même expulser pour inactivité.

Vous aurez également besoin de :

• fournir l'accès le plus simple possible aux informations nécessaires ;
• délimiter cet accès, en attribuant à chacun un certain cercle de données nécessaires au travail (mais pas plus) ;
• modifier les graphiques au besoin ;
• redistribuer les responsabilités.

Le BIM manager-designer est un métier unique à bien des égards. Il n'apparaîtra officiellement dans notre pays qu'en 2020. Mais en fait, il existe déjà un besoin urgent de technologies de classe BIM. L'essentiel est qu'un tel gestionnaire accompagne le projet tout au long de sa mise en œuvre. Il devra rassembler tous les paramètres pratiques et économiques du programme afin de les faire fonctionner conjointement.

Le projet créé et supervisé par le BIM manager est construit de telle sorte que même si les indicateurs sont partiellement modifiés, tous les paramètres dépendants seront automatiquement modifiés de manière appropriée. Le plus souvent, le terme BIM fait référence au secteur de la construction. Il s'agit de la compilation de modèles tridimensionnels spéciaux des objets à l'étude.

Déjà un bref aperçu des principales activités d'un chef de projet et des spécificités de ses activités le montre : cette personne doit être résistante au stress sévère. Et même à plusieurs sollicitations en même temps, car parfois il faut réaliser plusieurs travaux à la fois. Parallèlement, le chef de projet doit être « multitâche », c'est-à-dire passer instantanément d'une tâche à l'autre. Il doit avoir des qualités de leader afin de diriger les gens au bon moment. Ou simplement pour que ses instructions soient prises au sérieux. Aussi, un rôle important sera joué par :

• niveau intellectuel général;
• connaissance de la terminologie professionnelle dans les domaines spécifiques où le projet est mis en œuvre ;
• sociabilité;
• la flexibilité;
• la capacité d'analyser une quantité importante d'informations ;
• resultat d'orientation;
• persévérance et dévouement;
• autodiscipline;
• la capacité de gérer strictement votre temps et de ne pas succomber à la tentation d'ajuster l'emploi du temps.

Les compétences professionnelles de base sont :

• expérience de travail dans un poste de base dans n'importe quel domaine ;
• expérience pratique en leadership (au moins 1 an);
• connaissance scrupuleuse d'un certain domaine d'activité;
• maîtrise de l'anglais aux niveaux parlé et écrit;
• la capacité de « dire non » à temps à la fois à l'équipe et à ses représentants individuels, et même au client (afin de ne pas s'impliquer dans ce qui est manifestement inaccessible) ;
• volonté et capacité de s'intégrer dans les processus commerciaux actuels ;
• réflexion stratégique et souci du détail;
• la capacité de négocier;
• connaissance du marché et des caractéristiques des consommateurs.

Les points de base pour maîtriser ce métier sont donnés par toute autre expérience dans un autre métier. Mais il est impossible de se limiter à cela et à regarder des vidéos thématiques sur Internet. Vous devez absolument essayer d'obtenir un stage thématique dans un studio ou une agence avec la spécialisation appropriée. Vous pouvez également essayer de vous inscrire à des cours préparatoires en présentiel. Il est préférable de trouver un emploi dans un domaine familier. Ceux qui sont venus aux chefs de projet de la médecine - dans les cliniques commerciales, les directeurs des ventes - dans la sphère commerciale, etc. Vous devriez également considérer :

• la nécessité d'étudier attentivement la liste des responsabilités professionnelles avant de postuler à un poste vacant ;
• confusion dans les descriptions de poste pour les chefs de projet avec les directeurs des ventes, les spécialistes du marketing, etc. ;
• la nécessité de passer des tests ;
• les paramètres optimaux de ces tests (les bons spécialistes RH d'une bonne entreprise évalueront le chef de projet en quelques heures et ne feront pas beaucoup d'heures de tests) ;
• la possibilité de postuler à presque tous les postes vacants sans expérience ou avec une expérience minimale.