Office manager : qui est-il et que fait-il ?

Dans les affaires modernes, aucune entreprise disposant d'un bureau ne peut se passer du travail d'un chef de bureau. Ce poste implique l'administration et la gestion du flux de travail de bureau d'une organisation.

Essentiellement, un directeur de bureau est ce lien informatif et de premier plan où convergent et se résolvent tous les moments de travail de l'entreprise. Il interagit entre le chef et les subordonnés, informe les employés ordinaires sur les documents signés par le chef, interagit avec les clients de l'entreprise, surveille la correspondance, surveille les performances de l'entreprise et met à disposition du bureau un bureau, exécute les instructions directes du directeur et de ses adjoints .

Office Manager est un employé qui fournit à l'ensemble du bureau un flux de travail à part entière. La description de la profession vous aidera à mieux comprendre l'essence du travail.

Selon le classificateur des professions d'ouvriers et des postes d'employés, la profession de chef de bureau et ses fonctions diffèrent sensiblement de la profession de secrétaire. Un office manager est avant tout un organisateur de l'espace de bureau de l'entreprise, un manager et un administrateur en une seule personne. La profession de secrétaire implique sa subordination à une personne déterminée (directeur, directeurs adjoints, cadres supérieurs) et la conduite de ses seules affaires.

Le chef de bureau contrôle tout le travail courant du bureau, principalement la paperasse. Moniteurs ininterrompus travaux de matériel de bureau, fournit aux employés de l'entreprise papeterie, porte à temps à l'attention des employés les ordres, les ordres et les annonces au bureau, émis par le chef, accepte les appels téléphoniques entrants, si nécessaire, tient un calendrier des réunions et déplacements du directeur. Dans ce cas, le poste vacant est appelé « chef de bureau avec fonctions de secrétariat ».

Étant donné que le travail d'un chef de bureau comprend des actions organisationnelles, informatives et administratives, ses responsabilités professionnelles incluent certaines tâches fonctionnelles. C'est précisément là que réside l'emploi et l'essence de l'activité de l'office manager, qui doit :

• préparer le travail de bureau pour une nouvelle journée de travail : vérifier le fonctionnement des téléphones, des ordinateurs et du matériel de bureau, la disponibilité des consommables (papier, cartouches d'imprimantes rechargées) ;
• contrôler, maintenir la propreté dans les locaux des bureaux, respect des normes sanitaires (éclairage complet, ventilation, conditions de température dans les locaux), vérifier le fonctionnement des systèmes split ;
• acheter de la papeterie en temps opportun et leur fournir des employés de bureau à temps;
• commander de l'eau potable, détergents, papier hygiénique, serviettes;
• contrôler le flux de documents en cours : préparer les documents nécessaires, les rapports, les supports de travail nécessaires au travail à part entière du bureau, résoudre d'autres moments et tâches de travail;
• surveiller quotidiennement le travail du chauffeur et du coursier ;
• selon les instructions du chef, le chef de bureau est responsable de la répartition des tâches entre les employés, leur fixe des tâches, porte à leur connaissance les informations de travail nécessaires, détermine le niveau de leur responsabilité, analyse l'efficacité du résultat ;
• calculer et estimer les coûts financiers mensuels pour l'entretien du bureau, suivre sa mise en œuvre ;
• tenir une feuille de temps, le nombre de jours et d'heures travaillés par chaque employé au cours d'un mois civil, transférer en temps opportun la feuille de temps au service comptable pour la paie ;
• contrôler le respect de la discipline du travail : sur le fait d'être en retard, départ anticipé du travail, absentéisme des employés, informer la direction de l'entreprise, tenir un registre des violations et du non-respect du code vestimentaire ;
• organiser des réunions, s'inscrire et aider les visiteurs à résoudre leurs questions.

Les principales compétences d'un office manager comprennent la préparation et la conduite de négociations, réunions, réunions :

• il doit procéder à la préparation de tout le matériel nécessaire, s'assurer de la présence de toutes les personnes intéressées aux événements, tenir le procès-verbal de la réunion ;
• entretenir la correspondance avec les clients et partenaires du cabinet, envoyer des documents ;
• travailler avec la correspondance de bureau entrante et sortante, l'enregistrer, s'engager dans l'expédition;
• apporter aide et assistance aux salariés dans la résolution de conflits et de situations litigieuses ;
• coordonner le travail de bureau à la fin de la journée de travail, vérifier les équipements de bureau, l'éclairage, les systèmes split, les climatiseurs pour leur déconnexion de l'alimentation électrique ;
• dans certains cas, le chef de bureau est responsable de trouver et d'embaucher de nouveaux employés (place des informations sur les postes vacants nécessaires sur des sites spéciaux, parcourt le curriculum vitae, présélectionne les candidats, mène un entretien) ;
• informe les clients potentiels par écrit ou par téléphone sur le coût des biens et services selon la liste des prix ;
• conseille sur la localisation des services de l'entreprise, leurs fonctions ;
• maintient une clientèle entreprises;
• exerce les fonctions d'entretien du site, placer des publicités sur des biens et des services, commander des souvenirs, imprimer, distribuer du matériel d'information.

Pour devenir office manager, un candidat doit posséder les compétences clés requises pour exercer le métier, ainsi que certaines qualités personnelles et professionnelles.

Les qualités personnelles d'une personne sont les composantes biologiques et sociales qui composent sa personnalité. Composants biologiques une personne reçoit de la nature, ses parents et ses ancêtres sous la forme d'un certain ensemble de gènes. Composante sociale - c'est l'environnement social dans lequel une personne a grandi et a été élevée.

Ces deux composants façonnent le caractère et la personnalité, conférant à l'individu certaines qualités, à la fois bonnes et négatives. En réunissant tous les traits de personnalité d'une personne, on peut obtenir un portrait psychologique objectif et fiable.

Les traits de personnalité positifs comprennent des traits de caractère tels que :

• honnêteté;
• persévérance dans la réalisation de l'objectif fixé;
• attention;
• autodiscipline;
• responsabilité et organisation;
• travail acharné, persévérance;
• noblesse intérieure;
• objectivité;
• sociabilité, politesse, attitude amicale envers les gens;
• sang-froid, dévouement, attention, ponctualité;
• sans conflit, capacité à résoudre des situations controversées entre employés, optimisme et positivité en tout;
• rapidité, esprit vif, serviabilité;
• activité, ambition.

Derrière chacun de ces traits de personnalité se cache l'éducation psychologique et émotionnelle d'une personne, son hérédité, l'environnement social dans lequel elle a grandi.

Les traits de personnalité négatifs comprennent :

• manque d'assemblage, inattention;
• vision dépressive de la vie, manque d'optimisme;
• incapacité à rassembler ses idées à temps et à résoudre systématiquement les tâches assignées ;
• caractère agressif;
• une tendance aux commérages et aux intrigues.

Les qualités commerciales d'une personne sont sa capacité à effectuer certaines tâches et fonctions de travail.

Par qualités commerciales, on peut juger de l'efficacité avec laquelle le candidat sera capable d'organiser son processus de travail, de la façon dont il s'acquittera des tâches qui lui sont assignées. Pour gérer avec succès un bureau, un candidat doit avoir, en plus des connaissances et des compétences, certaines qualités commerciales, notamment :

• éducation, niveau de compétence;
• l'expérience professionnelle;
• apprentissage rapide, adaptation à de nouvelles conditions;
• exigence envers soi-même et les autres;
• la capacité de travailler dans un environnement multitâche, de résoudre simultanément plusieurs problèmes à la fois ;
• la pensée analytique, la capacité de penser avec souplesse et en dehors des sentiers battus, de tirer des conclusions correctes, de généraliser ;
• le sens des affaires;
• compétences en leadership;
• volonté de faire des heures supplémentaires;
• compétences oratoires, diplomatie et capacité de persuasion;
• compétences en communication commerciale.

Les qualités professionnelles d'une personne sont une combinaison de qualités personnelles et professionnelles, auxquelles s'ajoutent toutes les compétences qu'elle a acquises au cours de sa carrière. Dans son activité professionnelle, un chef de bureau doit :

• avoir certaines connaissances, compétences et aptitudes dans le domaine gestion de bureau;
• professionnellement mettre en pratique vos connaissances et vos compétences ;
• être capable de travailler avec des documents, connaître les principes d'organisation du flux documentaire, les règles de constitution d'une archive ;
• être un utilisateur d'ordinateur confiant et autres équipements de bureau;
• connaître parfaitement le processus de workflow, travailler avec le courrier entrant et sortant, connaître les règles d'enregistrement, porter rapidement les résolutions du responsable aux divisions structurelles, surveiller les délais d'exécution des documents signés par les employés de l'entreprise, envoyer la correspondance sortante par courrier ou par coursier ;
• avoir des compétences en gestion administrative;
• être capable de taper rapidement, connaître les principes et règles d'établissement de certains documents (arrêtés, arrêtés, instructions, arrêtés) ;
• disposer rapidement des connaissances utiles (contacts des services d'urgence, électricien, plomberie, service de livraison de lunch);
• connaître les langues étrangères (pas toujours), bien que dans certaines entreprises la connaissance d'une certaine langue étrangère soit la condition principale pour le candidat, et dans ce cas le chef de bureau doit parler, lire et écrire couramment dans une langue étrangère ;
• être capable de parler et d'écrire avec compétence, exprimez vos pensées dans un bon langage littéraire;
• posséder compétences en étiquette des affaires.

Pas un seul établissement d'enseignement supérieur n'enseigne le métier de chef de bureau. Vous pouvez suivre une formation et recevoir un diplôme ou une attestation de formation professionnelle dans des centres de formation budgétaires ou privés, des collèges.

Dans les grandes entreprises, en règle générale, ils veulent voir un spécialiste à ce poste uniquement avec une formation supérieure, les petites entreprises peuvent embaucher pour ce poste un employé ayant une formation secondaire ou secondaire spécialisée.

La principale chose à laquelle tout employeur prête attention est expérience de travail dans ce poste, niveau de compétences en informatique, connaissance du matériel de bureau et capacité à y travailler, connaissance des bases de la bureautique et de l'archivage, Connaissance des langues étrangères.

Afin de rédiger correctement un curriculum vitae et d'obtenir le poste convoité, vous devez en détail, mais indiquez honnêtement toutes les informations vous concernant : qualités personnelles, professionnelles, commerciales, expérience de travail dans un poste similaire, niveau d'éducation.

Le niveau des salaires attendus indiquera clairement à l'employeur ce qu'il peut offrir et ce pour quoi le candidat postule.

Ne donnez pas de fausses informations sur l'expérience de travail, l'éducation - tout cela peut être facilement vérifié, dans ce cas la vacance pour le candidat deviendra indisponible, il sera simplement refusé.

Avoir une photo est un moment positif pour un candidat, l'employeur doit savoir dont le curriculum vitae est considéré. Le chef de bureau est le visage de l'entreprise, et l'employeur n'est pas indifférent à qui la représentera.

N'oubliez pas d'indiquer votre niveau d'études, souvent l'employeur pour ce poste prend un spécialiste ayant une formation économique, juridique, psychologique ou philologique supérieure.

Ces informations seront utiles à l'employeur.

Lorsque vous rédigez votre CV, respectez sa structure :

• informations personnelles - nom, âge, contacts ;
• personnel - la section est considérée comme facultative, mais il est préférable de la remplir ;
• compétences et capacités de base - indiquez les programmes de bureau que vous possédez, listez tous les cours de recyclage, séminaires, formations, autres formations supplémentaires que vous avez suivis ;
• l'expérience professionnelle - listez toutes vos pratiques, stages, projets réalisés, programmes de volontariat, par ordre chronologique, indiquez les entreprises où vous avez travaillé auparavant, vos études et formations (reflétez tous les programmes d'enseignement et les orientations dont vous êtes diplômé);
• recommandations - dans cette section, indiquez les noms et contacts des personnes qui peuvent vous recommander à un nouvel employeur, et donner un retour positif sur vous.

Si un demandeur d'emploi sans expérience professionnelle postule pour le poste de chef de bureau, il serait alors préférable de ne pas inclure du tout cette section dans le curriculum vitae. Il n'est pas nécessaire de montrer à l'employeur le manque de connaissances et de compétences. Dans ce cas, il vaut mieux décrire vos qualités personnelles et professionnelles, quel type d'enseignement vous avez de base et complémentaire (séminaires, formations).

Comme expérience professionnelle, vous pouvez indiquer une pratique industrielle, un stage de pré-diplôme, des compétences dans l'organisation d'événements spécifiques, la participation à des olympiades, des conférences, des concours et toutes sortes de tests. Si vous avez des réalisations et des succès directement liés à un travail futur, assurez-vous d'indiquer cette information dans votre curriculum vitae.